Wat mag bedrijfssoftware kosten voor een mkb-bedrijf?
"Wat kost dit ongeveer?" is meestal de eerste vraag die mkb-ondernemers stellen, en tegelijk de moeilijkste om in het algemeen te beantwoorden. De prijs van bedrijfssoftware hangt sterk af van wat u precies nodig heeft. Dit artikel geeft realistische bandbreedtes per type oplossing, met de aannames die daarbij horen — zodat u een voorstel kunt beoordelen in plaats van er blind op te vertrouwen.
De bandbreedtes hieronder zijn geen prijslijst van één leverancier, maar een optelling van wat wij in de praktijk terugzien bij mkb-bedrijven die vergelijkbare stappen zetten. Zie ze als een eerste toets: valt een offerte die u ontvangt ver buiten deze bandbreedte, dan is dat op zichzelf geen probleem, maar wel een goede reden om te vragen waar het verschil in zit — meer maatwerk, meer gebruikers, of meer over te zetten gegevens dan gemiddeld.
Losse standaardtools: € 15 – € 60 per maand, per tool
Voor een enkelvoudig probleem — urenregistratie, een offerte- en factuurtool, een eenvoudig boekhoudpakket — betaalt u doorgaans een vast bedrag per maand, vaak per gebruiker. Aanname: u gebruikt de tool op zichzelf, zonder maatwerk of koppelingen. Zodra u meerdere losse tools aan elkaar wilt koppelen, komt daar vaak een aparte kostenpost bij, soms eenmalig, soms als extra abonnement.
Branchepakketten: € 50 – € 300 per maand
Pakketten die specifiek voor een branche zijn gebouwd — bijvoorbeeld voor de bouw, de horeca of transport — zitten geprijsd tussen een losse tool en een volledig platform in. Aanname: u gebruikt de standaardinrichting, met misschien een lichte aanpassing. Extra maatwerk, extra koppelingen of extra gebruikers verhogen dit bedrag. Reken bovendien op eenmalige inrichtingskosten van enkele honderden tot een paar duizend euro, afhankelijk van hoeveel er moet worden overgezet vanuit uw huidige systeem.
Modulaire platforms: vanaf € 2.950 eenmalig, plus optioneel maandelijks
Bij een modulair platform betaalt u voor de implementatie — het inrichten van de modules die u nodig heeft — en optioneel voor doorlopende support en hosting. Bij GrowMate bijvoorbeeld liggen de richtprijzen als volgt: pakket "Kiem" vanaf € 2.950 (circa 65 uur), "Groei" vanaf € 12.500 (circa 140 uur), en "Bloei" vanaf € 25.000. Maatwerk en implementatie worden gefactureerd op basis van € 90 per uur, maandelijks op werkelijke uren, exclusief btw. Support en hosting zijn daarbij optioneel; alleen de eenmalige implementatie is verplicht.
Wij maken zelf GrowMate. Dat kleurt onze blik, dus hier staat er ook bij wat het niet doet: GrowMate is geen kant-en-klaar pakket dat u zelf in een middag installeert. Er hoort altijd een implementatietraject bij van 1 tot 3 weken, met een eenmalige investering vanaf € 2.950. Vergelijk het met minstens twee andere partijen voordat u kiest.
Wat de prijs vooral bepaalt
Los van het type oplossing spelen drie factoren de grootste rol in wat u uiteindelijk betaalt:
- Aantal gebruikers. De meeste tools en pakketten rekenen per gebruiker of per gebruikersgroep. Meer mensen die inloggen, betekent meer kosten per maand.
- Hoeveelheid maatwerk. Een standaardinrichting is altijd goedkoper dan een inrichting op maat. Elke afwijking van de standaard kost extra uren.
- Hoeveelheid data die moet worden overgezet. Jaren aan klantgegevens, offertes en facturen overzetten uit een oud systeem kost tijd — en tijd kost geld, ongeacht welke leverancier het doet.
Een simpele rekensom om een voorstel te beoordelen
Reken uit hoeveel tijd het huidige knelpunt u nu kost (zie ook waar begint u met digitaliseren voor hoe u dat doet), en zet dat af tegen de investering. Bespaart een oplossing van € 40 per maand u twee uur per week tegen een uurtarief van € 40, dan verdient die zich in minder dan een maand terug. Kost een implementatie € 2.950 eenmalig en bespaart die uw team gezamenlijk tien uur per week, dan is de investering binnen enkele maanden terugverdiend. Deze rekensom is geen garantie, maar wel een eerlijke toets voordat u tekent.
Verborgen kosten om naar te vragen
Naast de prijs die in een offerte staat, zijn er een paar posten die er makkelijk buiten vallen maar wel degelijk meetellen:
- Koppelingen met andere systemen. Wilt u dat uw nieuwe software praat met uw huidige boekhoudpakket, dan is dat niet altijd inbegrepen. Vraag expliciet of een koppeling standaard is of maatwerk.
- Training en instructie. Een systeem dat perfect is ingericht maar waar niemand goed mee overweg kan, levert weinig op. Vraag hoeveel begeleiding er in de prijs zit, en wat extra training kost.
- Opzegtermijn en overstapkosten. Bekijk niet alleen wat instappen kost, maar ook wat het kost om ooit weer te vertrekken, en of uw gegevens dan gemakkelijk te exporteren zijn.
- Groeikosten. Een pakket dat nu goedkoop is bij vijf gebruikers, kan bij twintig gebruikers ineens een heel andere prijsklasse worden. Vraag naar de staffelprijzen bij groei, niet alleen naar de huidige prijs.
Waarom "goedkoopste" niet hetzelfde is als "voordeligste"
Het aanbod met de laagste prijs per maand is niet automatisch de voordeligste keuze. Een tool van € 20 per maand die u structureel niet gebruikt omdat hij niet aansluit op uw werkwijze, is duurder dan een tool van € 45 per maand die daadwerkelijk tijd bespaart. Kijk daarom niet alleen naar het bedrag onderaan de offerte, maar naar wat u er per maand mee terugverdient. Dat is meteen de reden waarom wij in dit artikel bewust spreken over bandbreedtes en aannames, en niet over één harde prijs: de juiste investering hangt af van wat het u oplevert, niet alleen van wat het kost.
De vraag is niet "wat is goedkoop", maar "wat verdient zich terug binnen een termijn die voor u acceptabel is".
Samengevat
Losse tools: reken op € 15 tot € 60 per maand per tool. Branchepakketten: € 50 tot € 300 per maand, plus een eenmalige inrichting. Modulaire platforms: vanaf € 2.950 eenmalig voor de implementatie, met optionele doorlopende kosten. Weet u nog niet welke categorie bij u past? Onze keuzehulp geeft in twee minuten een richting inclusief een realistische budgetindicatie voor uw eigen situatie.