Hoe lang duurt een software-implementatie in het mkb?
Een software-implementatie in het mkb duurt van besluit tot dagelijks gebruik doorgaans zes weken tot negen maanden. Een losse tool zit aan de onderkant, een volledig ERP met voorraad, inkoop en productie aan de bovenkant. Dat is een grote bandbreedte, en dat is precies het probleem met de vraag: de doorlooptijd wordt niet bepaald door de software, maar door hoeveel processen er tegelijk overgaan, hoe schoon uw huidige gegevens zijn en hoeveel uren u intern vrijmaakt.
Hieronder staan realistische termijnen per type oplossing, daarna de fasen waar die tijd in gaat zitten, en tot slot de drie oorzaken waardoor trajecten uitlopen — plus wat u eraan kunt doen.
Doorlooptijden per type oplossing
- Losse standaardtool (urenregistratie, offertes en facturen, een eenvoudig boekhoudpakket): 1 tot 4 weken. Vaak dezelfde dag te gebruiken; de weken gaan op aan het overzetten van openstaande posten en aan afspraken maken over hoe iedereen hem gebruikt.
- CRM voor 5 tot 20 gebruikers: 6 tot 12 weken. Ongeveer een derde inrichting, twee derde gegevens opschonen en het team laten wennen.
- Branchepakket met standaardinrichting: 8 tot 16 weken. De inrichting is sneller omdat er veel klaarstaat, maar er moet doorgaans meer historie mee dan bij een CRM.
- Modulair platform, gefaseerd: 3 tot 8 weken per module, waarbij de eerste module de langste is omdat daarin de basisgegevens worden ingericht.
- Volledig ERP (voorraad, inkoop, planning en facturatie tegelijk): 4 tot 9 maanden. Bij meerdere vestigingen of productie op order loopt dat verder op.
Deze termijnen gaan over de doorlooptijd, niet over het aantal gewerkte uren. Een CRM-implementatie van tien weken kost misschien vijfendertig uur werk bij de leverancier; de overige tijd is wachten op beslissingen, op beoordeelde gegevens en op een moment waarop uw team kan oefenen.
Waar de tijd in gaat zitten: vijf fasen
Fase 1 — Vastleggen wat het moet oplossen (1 tot 2 weken). Uw programma van eisen, de afspraak met de leverancier en de scope. Hoe korter en scherper dit is, hoe minder discussie er later komt. Zo stelt u er in twee kantjes één op.
Fase 2 — Inrichten (1 tot 3 weken per module). Het systeem wordt ingesteld op uw manier van werken: velden, rollen, sjablonen, nummerreeksen. Dit is het deel waar leveranciers goed in zijn en waar de planning meestal klopt.
Fase 3 — Gegevens opschonen en overzetten (2 tot 8 weken). Verreweg de grilligste fase. Dubbele klanten, adressen die half zijn ingevuld, velden die iedereen anders gebruikt: elk van die gevallen moet worden beoordeeld door iemand die de gegevens kent. Dat kan de leverancier niet voor u doen, hoe graag u het ook zou willen.
Fase 4 — Testen en oefenen (1 tot 3 weken). Een week meedraaien met echte orders, naast het oude systeem. Deze fase wordt vaak geschrapt als het budget krap wordt, en dat is precies de reden dat een systeem in week één na livegang alsnog stilvalt.
Fase 5 — Livegang en nazorg (2 tot 4 weken). De eerste weken na de overstap kost het werk meer tijd dan eerst, niet minder. Dat is normaal: mensen zoeken nog. Plan de livegang daarom nooit in uw drukste maand.
De drie oorzaken van uitloop
1. De data zijn viezer dan gedacht. Dit is in het mkb veruit de belangrijkste oorzaak. Een bestand met 4.000 klanten waarvan zes procent dubbel voorkomt, levert 240 gevallen op die iemand met de hand moet beoordelen. Tegen twee minuten per geval is dat acht uur — maar alleen voor de dubbelen, en alleen als ze goed te vinden zijn. Doe daarom vooraf een steekproef: neem honderd willekeurige regels uit uw huidige bestand en tel hoeveel daarvan een zichtbare fout bevatten. Dat percentage voorspelt de opschoontijd beter dan het aantal regels.
2. Er is intern niemand vrijgemaakt. Een implementatie vraagt vier tot acht uur per week van één interne sleutelpersoon, gedurende de hele looptijd. Die persoon neemt beslissingen ("gebruiken we het veld 'contactpersoon' voor de inkoper of voor de tekenbevoegde?"), beoordeelt gegevens en neemt collega's mee. Wordt die tijd niet vrijgemaakt, dan wacht de leverancier — en verdubbelt de doorlooptijd zonder dat iemand iets fout doet.
3. De scope groeit onderweg. Tijdens de inrichting ziet men wat er allemaal kan, en komen er wensen bij. Elke wens is op zichzelf redelijk; samen leveren ze een traject op dat twee keer zo lang duurt als afgesproken. Spreek vooraf af dat alles wat er tijdens het traject bijkomt op een lijst gaat voor fase twee, na livegang.
Techniek is bijna nooit de vertragende factor. Beslissingen en gegevens zijn dat wel.
Drie manieren om het sneller te doen
- Begin met één proces. Niet alles tegelijk. Het proces dat nu het meeste pijn doet, gaat eerst; de rest volgt als het eerste draait. Dit haalt bij een ERP-traject maanden weg uit de eerste oplevering.
- Neem minder historie mee. De laatste twee jaar aan gegevens is voor bijna elk mkb-bedrijf genoeg om mee te werken. Oudere gegevens bewaart u bevroren in het oude bestand — dat voldoet ook aan de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
- Accepteer de standaardinrichting. Elke afwijking van de standaard kost uren en maakt toekomstige updates ingewikkelder. Maatwerk is soms nodig, maar zelden in de eerste ronde.
Wat een leverancier u moet kunnen vertellen
Vraag bij elke offerte naar drie dingen: hoeveel uur er is begroot voor het overzetten van gegevens, wie het opschonen doet (u of zij, en tegen welk tarief), en wat er gebeurt met de planning als blijkt dat de gegevens slechter zijn dan aangenomen. Een leverancier die op alle drie een concreet antwoord geeft, heeft dit vaker gedaan. Een leverancier die alleen de bouwtijd noemt, geeft u een planning die niet gaat halen. Het vergelijkingsblad bevat deze vragen al, zodat u ze bij drie partijen identiek stelt.
Samengevat
Losse tool: één tot vier weken. CRM: zes tot twaalf weken. Branchepakket: acht tot zestien weken. Volledig ERP: vier tot negen maanden. Het verschil binnen die bandbreedtes zit bijna nooit in de software, maar in de staat van uw gegevens, de uren die u intern vrijmaakt en de discipline om de scope niet te laten groeien. Weet u nog niet welk type systeem bij u past, begin dan met de keuzehulp; wilt u weten wat de bijbehorende investering is, dan geeft de kostenpagina de bandbreedtes.