Vijf fouten bij het kiezen van bedrijfssoftware
Wij spreken regelmatig mkb-ondernemers die achteraf spijt hebben van een softwarekeuze — niet omdat het gekozen pakket slecht was, maar omdat de keuze om de verkeerde reden werd gemaakt. Opvallend genoeg gaat het bijna nooit om technische problemen. De software deed meestal precies wat er op de doos stond. Het ging mis in de stappen ervoor: de verkeerde vraag stellen, de verkeerde vergelijking maken, of een stap overslaan die achteraf cruciaal bleek. Hieronder de vijf fouten die wij het vaakst tegenkomen, met per fout wat u er in plaats daarvan kunt doen.
1. Kiezen op basis van wat de buurman gebruikt
"Ons buurbedrijf gebruikt X, dus dat nemen wij ook maar" is een begrijpelijke maar riskante gedachte. Twee bedrijven in dezelfde branche kunnen compleet andere knelpunten hebben: de een loopt vast op planning, de ander op facturatie. Wat bij de buurman werkt, hoeft bij u niet te werken. Begin liever bij uw eigen grootste knelpunt dan bij andermans keuze. Een goede vraag om uzelf te stellen: "als ik dit systeem morgen zou gebruiken, welk concreet probleem is dan opgelost?" Kunt u die vraag niet scherp beantwoorden, dan is de keuze waarschijnlijk nog te vroeg.
2. Meteen het duurste, meest complete pakket kiezen
Het idee "dan zit ik in elk geval goed voor de toekomst" klinkt verstandig, maar leidt vaak tot een systeem dat voor 70% ongebruikt blijft. Een breed platform is pas de moeite waard als u ook daadwerkelijk meerdere modules gaat gebruiken. Heeft u nu twee medewerkers en één duidelijk probleem, dan is het logischer klein te beginnen en later uit te breiden dan meteen breed in te kopen. Andersom komt ook voor: een bedrijf dat allang uit zijn jasje is gegroeid, blijft toch een los pakket na los pakket aanschaffen omdat "dat altijd zo ging", terwijl de optelsom van al die losse abonnementen inmiddels duurder is dan één samenhangend systeem zou zijn geweest.
3. Geen rekening houden met de implementatietijd
Een pakket "aanschaffen" en een pakket "gebruiken" zijn twee verschillende dingen. Tussen die twee momenten zit inrichten, gegevens overzetten, koppelingen testen en medewerkers wegwijs maken. Bij een los pakket is dat vaak een kwestie van dagen, bij een platform meestal een paar weken. Wie deze periode niet meerekent, plant een livegang die simpelweg niet haalbaar is — met frustratie bij het team tot gevolg. Vraag daarom altijd expliciet naar een realistische planning, inclusief het overzetten van bestaande gegevens, en niet alleen naar "hoe snel kan het systeem live".
4. Vergeten dat er ook nog gewerkt moet worden tijdens de overstap
Een nieuwe planning inrichten kost tijd, en die tijd is niet gratis: iemand moet het doen, naast het gewone werk. Onderschat dit niet. Plan een overstap niet in uw drukste periode, en reken op zijn minst een paar uur per week in voor degene die de inrichting begeleidt, gedurende de hele implementatie. Wijs bij voorkeur één interne contactpersoon aan die de overstap begeleidt: verspreidt die verantwoordelijkheid zich over meerdere mensen, dan blijft er algauw niemand echt verantwoordelijk voelen, en duurt de overstap onnodig lang.
5. Eén aanbieder bellen en meteen tekenen
De aanbieder die u als eerste spreekt, klinkt vaak overtuigend — dat is ook hun vak. Dat wil niet zeggen dat het de beste keuze voor u is. Vraag bij minstens twee, liever drie partijen een concreet voorstel op, met dezelfde vraag erbij, zodat u kunt vergelijken op basis van scope, prijs en doorlooptijd in plaats van op basis van wie het laatst met u belde. Dit geldt ook voor onszelf: als GrowMate in uw situatie past, raden wij u zelf aan om te vergelijken met minstens twee andere partijen voordat u kiest. Een goede tweede of derde offerte kost u een paar telefoontjes; een verkeerde keuze kost u maanden.
Een zesde, minder voor de hand liggende valkuil
Naast de vijf fouten hierboven zien wij nog een patroon terugkomen: doorgaan uit gewoonte. Een pakket dat drie jaar geleden goed paste, past niet automatisch nog steeds bij een bedrijf dat inmiddels is gegroeid van vijf naar twintig medewerkers. Het is geen fout om lang bij een systeem te blijven — vaak is dat juist verstandig — maar het is wel een fout om nooit meer te toetsen of het nog klopt. Neem eens per jaar tien minuten om uzelf de vraag te stellen die in dit artikel steeds terugkomt: waar verliest mijn team nu de meeste tijd, en is dat met de huidige software op te lossen of niet?
De meeste spijt bij softwarekeuzes ontstaat niet door een slecht pakket, maar door een overhaaste keuze.
Hoe u deze fouten voorkomt
Neem de tijd om eerst uw eigen knelpunt scherp te krijgen (zie ook het artikel waar begint u met digitaliseren), bepaal een realistisch budget en een realistische tijdlijn, en vergelijk minstens twee opties voordat u beslist. Onze keuzehulp helpt u in twee minuten om deze punten voor uzelf op een rij te zetten, met een advies dat is toegesneden op uw antwoorden.